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Checklist de reprise de données

Changer de logiciel ne rate presque jamais à l’import : ça rate à l’export, quand on découvre trop tard ce que l’ancien outil n’a pas rendu. Voici quoi exporter, dans quel ordre, et les pièges — quel que soit l’outil que vous quittez ou choisissez.

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Checklist — Reprise de données

Quoi exporter de son ancien logiciel avant d’en changer, dans quel ordre — à cocher au fil de la bascule.

Étape 1 — Préparer la bascule

Inventoriez où vivent réellement vos données et vérifiez combien de temps l’ancien outil restera accessible après résiliation.

Lister tout ce qui contient des données : logiciel principal, tableurs, boîtes mail, téléphones.

Demander par écrit à l’éditeur les formats d’export disponibles et la durée d’accès aux données après résiliation.

Garder l’ancien abonnement actif pendant toute la bascule — on ne coupe qu’après contrôle.

Désigner un responsable de la reprise : une personne qui tranche.

Étape 2 — Exporter les clients

Le fichier clients est le pivot : tout le reste s’y rattache. Exportez-le en premier, complet.

Fiches clients : noms, adresses, e-mails, téléphones — et SIRET pour les professionnels.

Les contacts multiples d’une même entreprise : comptable, acheteur, technicien.

Conditions négociées : remises, tarifs particuliers, franco de port, délais de paiement.

Consentements de contact (opt-in / opt-out) si vous prospectez par e-mail ou messagerie.

L’identifiant interne de chaque client : c’est lui qui reliera l’historique à la bonne fiche.

Étape 3 — Exporter le catalogue

Références, désignations, prix : le catalogue conditionne les devis et les commandes dans le nouvel outil.

Références, désignations, familles de produits.

Prix d’achat et de vente, paliers et conditionnements.

Codes-barres (EAN13, Code128…) et références fournisseurs.

Photos et fiches techniques, si l’export les inclut.

Étape 4 — Exporter l’historique

Devis, commandes, interventions : l’historique se reprend après les référentiels, jamais avant.

Devis, commandes et factures émis — les pièces comptables se conservent dix ans.

Historique SAV : tickets, interventions, machines et numéros de série.

Notes et échanges datés rattachés aux fiches clients.

Vérifier que chaque ligne d’historique porte l’identifiant du client concerné.

Étape 5 — Récupérer les pièces jointes

Les documents liés sont presque toujours absents des exports standards : traitez-les à part.

PDF des devis et factures émis, tels qu’envoyés aux clients.

Rapports et bons d’intervention signés.

Contrats en cours et leurs avenants.

Photos de chantier ou de machines rattachées aux dossiers.

Étape 6 — Contrôler avant de couper

Une reprise ne se juge pas à l’import « terminé » : elle se juge par comptage et par échantillon.

Compter : autant de clients, de produits et de documents importés qu’exportés.

Ouvrir une dizaine de fiches au hasard et comparer champ par champ avec l’ancien outil.

Vérifier les accents et caractères spéciaux (encodage UTF-8) et traquer les doublons.

Vérifier que les champs personnalisés ont trouvé une place — ils manquent souvent à l’export standard.

Ne résilier qu’après ces contrôles, et archiver une copie complète des exports.

Modèle gratuit proposé par akmous.com — information générale, ne remplace pas un conseil juridique. Délais de conservation des documents : entreprendre.service-public.gouv.fr.

Pourquoi cet ordre : les référentiels d’abord

Les clients et le catalogue sont les référentiels pivots : chaque devis, chaque commande, chaque intervention de l’historique se rattache à une fiche client et à des références produits. Importez l’historique avant ses référentiels et vous obtenez des lignes orphelines — des montants que plus rien ne relie à personne. D’où l’ordre de la checklist : clients, catalogue, historique, pièces jointes.

Et la reprise ne se juge jamais à l’écran « import terminé » : elle se juge par comptage — autant de fiches importées qu’exportées — et par échantillon, une dizaine de fiches comparées champ par champ.

Vigilance

Les six pièges classiques d’une reprise

Aucun n’est technique au fond : tous se désamorcent en posant les bonnes questions avant de résilier.

Le format propriétaire

Certains outils n’exportent que dans leur propre format, ou facturent l’export. Demandez du CSV ou de l’Excel, par écrit, avant de résilier — c’est au moment où vous partez que la réponse tarde le plus.

L’encodage qui casse les accents

Un CSV mal encodé transforme « Müller » et « Chauffage Générale » en suites de signes illisibles — et l’import « réussit » quand même. Exigez de l’UTF-8 et vérifiez une fiche accentuée dès le premier essai.

Les identifiants perdus

Si l’export des clients et celui de l’historique ne partagent pas d’identifiant commun, plus rien ne relie une commande à son client. Vérifiez la colonne de liaison avant d’importer quoi que ce soit.

Les champs personnalisés oubliés

Les champs que vous avez ajoutés au fil des ans — zone de tournée, code tarif, commentaire livraison — manquent souvent à l’export standard. Listez-les avant, et vérifiez-les après.

Les pièces jointes absentes

L’export de données n’emporte presque jamais les fichiers liés : PDF envoyés, rapports signés, photos. Ils se récupèrent par un canal séparé — et c’est ce qu’on découvre trop tard.

Couper trop tôt, purger trop vite

Résilier avant les contrôles, c’est perdre tout recours. Et purger l’ancien système sans copie, c’est risquer de détruire des pièces que la loi impose de conserver — dix ans pour les pièces comptables.

Questions fréquentes

Vos questions sur la reprise de données

Dans quel ordre reprendre ses données ?

Les clients d’abord, le catalogue ensuite, l’historique après, les pièces jointes en dernier. Les fichiers clients et catalogue sont les référentiels pivots : tout le reste s’y rattache. Un historique importé avant ses clients devient orphelin — des lignes que plus rien ne relie à personne.

Quel format d’export demander à mon ancien éditeur ?

CSV ou Excel, en encodage UTF-8, avec un fichier par type de données — clients, produits, documents — et les identifiants internes qui relient les tables entre elles. Un export PDF n’est pas une reprise : il se lit, il ne s’importe pas.

Faut-il tout réimporter dans le nouveau logiciel ?

Non. Réimportez ce qui sert au quotidien : clients actifs, catalogue vivant, historique récent. Le reste s’archive en dehors de l’outil, dans une copie des exports gardée en lieu sûr — en respectant les délais légaux de conservation, dix ans pour les pièces comptables.

Quand puis-je résilier l’ancien logiciel ?

Après les contrôles : autant de fiches importées qu’exportées, un échantillon vérifié champ par champ, et une copie complète des exports archivée. Vérifiez aussi, avant la bascule, combien de temps l’éditeur garde vos données accessibles après la résiliation — ce délai varie d’un contrat à l’autre.

Nos sources

Cette checklist présente une information générale ; elle ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Les délais de conservation et les obligations varient selon les documents et votre situation : pour un cas précis, rapprochez-vous d’un professionnel du droit ou de votre expert-comptable.

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