Relancer un impayé sans harceler
Une facture de 4 000 € échue depuis 70 jours. Trois appels sans réponse. Ce qui la fait rentrer, ce n’est pas l’insistance : c’est une suite de quatre messages espacés, chacun avec un objectif différent, et un dossier qui tient si l’affaire doit aller plus loin.
L’essentiel
- Quand votre client est une entreprise, les pénalités de retard courent dès le lendemain de l’échéance. Vous n’avez aucun rappel à envoyer pour qu’elles soient dues (article L441-10 du code de commerce).
- Vous pouvez aussi réclamer 40 € de frais de recouvrement par facture en retard, sans rien justifier (article D441-5 du code de commerce). Dix factures en retard : dix fois 40 €.
- Face à un particulier, c’est l’inverse : les frais de relance amiable restent à votre charge (article L111-8 du code des procédures civiles d’exécution).
- La mise en demeure n’a pas de modèle officiel. Le recommandé avec avis de réception s’est imposé parce qu’il prouve la date, pas parce qu’un texte l’exige.
- Le rythme J+7, J+15, J+30, J+45 est un usage, pas une règle. Aucun texte ne vous oblige à attendre pour réclamer une somme échue.
Avant de relancer, que faut-il vérifier de votre côté ?
Trois points, cinq minutes. Une relance envoyée sur un dossier bancal se retourne contre vous : elle offre au client un motif légitime de ne pas payer.
La facture est-elle arrivée à la bonne personne ?
C’est la première cause d’impayé, et de loin. L’adresse de facturation a changé. Le service comptable n’est pas votre interlocuteur commercial. L’e-mail est parti dans les indésirables. Beaucoup de grandes structures exigent en plus un numéro de commande interne : sans lui, la facture est rejetée et personne ne vous prévient.
L’échéance est-elle bien celle que vous croyez ?
Si votre contrat ne dit rien, le délai de paiement est de trente jours après la livraison ou l’exécution. Vous pouvez convenir de plus long, mais pas au-delà de soixante jours après l’émission de la facture — ou quarante-cinq jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément (article L441-10 du code de commerce). Certains secteurs, comme les produits alimentaires périssables, ont des délais plus courts.
Le client conteste-t-il quelque chose ?
Un mécontentement exprimé, même maladroitement, change la nature du dossier. Ce n’est plus un retard, c’est un désaccord. Traitez la réserve d’abord, réclamez ensuite. L’ordre inverse coûte presque toujours plus cher.
Message 1 — Le rappel courtois (J+1 à J+7)
Son but n’est pas de faire payer. Il est de signaler, sans soupçonner personne. À ce stade, la plupart des retards viennent d’un oubli, d’une absence ou d’une pièce manquante. Un message sec vous ferait perdre plus qu’il ne vous rapporterait.
Cinq lignes suffisent : la référence de la facture, son montant, sa date d’échéance dépassée, le fait que le règlement ne vous est pas parvenu, et une question ouverte — « pouvez-vous me confirmer que la facture vous est bien parvenue ? ». Joignez-la de nouveau, cela évite un aller-retour.
Le canal compte autant que le texte. Un e-mail au comptable, avec le commercial habituel en copie, vaut mieux qu’un appel improvisé : il laisse une trace et permet à votre interlocuteur de transmettre en interne.
Notez la date d’envoi, le destinataire et la réponse. Y compris quand la réponse est le silence.
Message 2 — La relance ferme (J+15)
Le deuxième message ne demande plus, il constate. La courtoisie reste. La question disparaît, remplacée par une échéance nette : « je vous remercie de procéder au règlement sous huit jours ».
C’est le moment de rappeler ce que prévoient vos conditions de vente.
Ce que vous pouvez réclamer, et depuis quand
Entre professionnels, les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de la date de règlement figurant sur la facture. Elles sont dues « de plein droit », ce qui veut dire : automatiquement, sans que vous ayez à envoyer quoi que ce soit (article L441-10 du code de commerce).
Le taux est celui que vous avez inscrit au contrat, sans pouvoir descendre sous trois fois le taux d’intérêt légal. Si votre contrat ne dit rien, le texte applique d’office le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points.
Rappeler cette règle n’est pas une menace. C’est une information exacte, et c’est ce qui sépare une relance professionnelle d’une relance agacée.
Deux précautions. N’annoncez que ce que vos conditions générales de vente prévoient vraiment : un taux sorti de nulle part se défend mal. Et souvenez-vous que tout ceci vaut entre professionnels : face à un particulier, ces pénalités ne s’appliquent pas, et vos frais de relance amiable restent à votre charge (article L111-8 du code des procédures civiles d’exécution).
Message 3 — Le préavis de mise en demeure (J+30)
Ce message annonce la suite. C’est toute sa fonction. Vous indiquez qu’à défaut de règlement sous huit ou quinze jours, une mise en demeure — la lettre formelle qui somme officiellement de payer — sera envoyée en recommandé avec avis de réception.
Pourquoi marche-t-il mieux que le précédent ? Parce qu’il déplace la décision. Tant que vous relancez, votre interlocuteur choisit de répondre ou non. Dès que vous annoncez une étape datée, c’est le calendrier qui décide, et le dossier remonte souvent d’un cran en interne.
Deux règles de rédaction. N’annoncez que ce que vous ferez : un préavis suivi de rien apprend à votre client que vos échéances ne valent rien. Et n’évoquez jamais une mesure que vous n’êtes pas en état de prendre — faire saisir un compte suppose un titre exécutoire, c’est-à-dire une décision de justice ou un acte qui en a la force. Brandir une saisie sans l’avoir obtenue affaiblit votre position.
C’est aussi l’étape où proposer un échelonnement a le plus de sens. Un client à court de trésorerie paiera plus sûrement 4 000 € en trois fois qu’il ne les paiera jamais en une. Formalisez l’accord par écrit, avec des dates et des montants.
Message 4 — La mise en demeure (J+45)
C’est l’acte par lequel vous sommez formellement votre client d’exécuter son obligation. Le code civil n’impose aucun modèle : il parle d’« une sommation ou un acte portant interpellation suffisante » (article 1344 du code civil). Autrement dit, un écrit qui ne laisse aucun doute sur ce que vous exigez.
Ce qu’elle doit contenir
Ce n’est pas une liste légale. C’est ce qu’un juge s’attendra à y trouver.
- Le titre « mise en demeure », la date d’envoi, et l’identification complète des deux entreprises.
- Le détail de ce que vous réclamez : référence et date de chaque facture, montant principal, échéance dépassée, et s’il y a lieu les pénalités et l’indemnité de 40 €.
- La liste datée de vos relances précédentes : c’est elle qui établit que le client a bien été averti.
- Une sommation claire de payer dans un délai précis, et l’indication qu’à défaut vous saisirez le tribunal compétent.
- La signature d’une personne habilitée, et un envoi en recommandé avec avis de réception : la forme n’est pas imposée, la preuve de la date le sera.
Les 40 € de frais de recouvrement
Quand votre client est un professionnel, vous pouvez réclamer, en plus des pénalités, une indemnité forfaitaire de 40 € pour vos frais de recouvrement (article D441-5 du code de commerce). Vous n’avez rien à justifier : c’est un forfait.
Trois précisions évitent les erreurs courantes. Elle est due par facture, pas par client : dix factures en retard chez le même client ouvrent droit à dix indemnités, soit 400 €. Si vos frais réels dépassent 40 €, vous pouvez demander un complément — celui-là se justifie, pièces à l’appui. Enfin, cette indemnité doit figurer dans vos conditions de règlement, comme le taux des pénalités.
Elle ne s’applique jamais à un client particulier : c’est un dispositif propre aux relations entre professionnels.
Que pouvez-vous faire ensuite ?
Si la mise en demeure reste sans effet, trois voies principales s’ouvrent. Le choix dépend du montant et de la solidité de votre créance.
- L’injonction de payer. Vous déposez une requête avec vos pièces ; le juge décide sans convoquer personne (articles 1405 et suivants du code de procédure civile). L’ordonnance est ensuite remise au débiteur par un commissaire de justice — l’officier public qui a remplacé l’huissier. Le client dispose d’un délai pour s’y opposer, ce qui rouvre le débat.
- Le référé-provision. Une procédure rapide pour obtenir une avance sur la somme due, quand votre créance n’est pas sérieusement contestable (article 835 du code de procédure civile). Elle suppose un dossier propre : factures, bons de livraison, échanges datés.
- L’assignation au fond. Le procès complet, quand le client conteste réellement le principe ou le montant.
Surveillez enfin l’horloge. Passé un certain délai, une créance ne peut plus être réclamée en justice : c’est la prescription. Cinq ans pour les créances nées entre commerçants, ou entre un commerçant et un non-commerçant (article L110-4 du code de commerce). Deux ans seulement lorsqu’un professionnel réclame à un particulier (article L218-2 du code de la consommation).
Comment ne plus oublier une échéance ?
En arrêtant de faire reposer le suivi sur votre mémoire. Dans une TPE, l’impayé qui coûte le plus cher n’est presque jamais celui dont on a discuté : c’est celui que personne n’a rouvert pendant quatre mois.
Trois habitudes suffisent. Chaque relance prévue devient une tâche datée sur un client précis — pas une note dans un carnet, une échéance qui réapparaît le jour venu. Chaque échange est consigné avec sa date et sa teneur, appels sans réponse compris : c’est cet historique qui fera votre dossier. Et une revue de quinze minutes par semaine remplace l’inspection paniquée de fin de trimestre.
C’est ce que couvre le suivi commercial dans Akmous : la fiche client, les tâches avec leur échéance, les notes datées. Akmoussino, le copilote inclus dans l’outil, vous dit qui relancer aujourd’hui à partir de votre base et rédige le message que vous relisez avant envoi. Précision utile : Akmous n’édite pas de factures et ne remplace pas votre outil comptable. Ce qu’il organise, c’est le suivi de la relance.
Vos questions sur la relance d’un impayé
Combien de temps faut-il attendre avant de relancer une facture impayée ?
L’indemnité forfaitaire de 40 € s’applique-t-elle à tous les clients ?
Une mise en demeure doit-elle être envoyée en recommandé ?
Où s’arrête la relance et où commence le harcèlement ?
Au bout de combien de temps une créance devient-elle irrécouvrable ?
Akmous permet-il de suivre mes factures impayées ?
Cet article présente une information générale à jour des textes cités ; il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Les taux, les délais et les voies de recours dépendent de votre contrat, de la qualité du débiteur et des circonstances : pour une créance précise, rapprochez-vous d’un professionnel du droit, d’un commissaire de justice ou de votre organisation professionnelle.
Plus une seule échéance qui passe à la trappe
Une tâche datée par relance, des notes horodatées sur la fiche client, et un copilote qui vous dit chaque matin qui relancer et vous rédige le message. Vous décidez, il prépare.
Sans engagement · Édité en France · Données hébergées dans l’Union européenne
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